Nguyên tắc SMART: Công cụ quản lý thời gian hiệu quả

Chúng ta, ai cũng có mỗi ngày 24 giờ, mỗi tháng 30 ngày và mỗi năm 12 tháng. Hay nói cách khác là tất cả mọi người, không phân biệt giới tính, tuổi tác, học vấn, khu vực địa lý… đều có một quỹ thời gian như nhau.

Thế nhưng tại sao cùng có một quỹ thời gian như nhau mà hiệu quả sử dụng thời gian ở mỗi người mỗi khác? Bởi vì ở khía cạnh này, thời gian cũng có ý nghĩa như tiền bạc, vấn đề là bạn đang “đầu tư” hay đang “chi tiêu” thời gian.

Để thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc, bao giờ bạn cũng phải cần có mục tiêu rõ ràng. Bạn không nên đặt câu hỏi là tôi có bao nhiêu thời gian để làm việc này hay việc khác. Mà điều quan trọng hơn là khi muốn thực hiện một mục tiêu nào đó thì bạn phải xác định được khả năng và tiềm lực của mình có thể thực hiện được việc đó hay không?

Trong kinh doanh hiện đại, nhiều công ty thường áp dụng nguyên tắc SMART với năm tiêu chí đơn giản dưới đây để thiết lập chính xác mục tiêu của mình.

1. S – Specific: Cụ thể, rõ ràng

Trong cuộc sống nói chung và công việc nói riêng, bạn cần có mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Bạn không nên đặt ra những mục tiêu chung chung như: tôi sẽ trở thành một doanh nhân thành đạt hay tôi sẽ đưa công ty của mình trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ trên địa bàn. Bởi vì đưa ra mục tiêu mơ hồ như vậy sẽ hạn chế rất nhiều khả năng đạt được mục tiêu của bạn.

Thay vào đó, bạn nên có một khái niệm hay định nghĩa rõ ràng thế nào là một doanh nhân thành đạt và thế nào là công ty hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ trên địa bàn. Bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu của mình như: lợi nhuận của công ty mỗi năm 2,5 tỉ đồng, công ty của bạn chiếm 35% thị phần và đứng trong top 3 đơn vị bán lẻ hàng đầu trên địa bàn chẳng hạn.

2. M – Measurable: Đo lường được

Khi đưa ra mục tiêu, bạn phải chắc chắn rằng mục tiêu của mình có thể đo lường được. Ví dụ: bán được 35 chiếc tủ lạnh và 50 chiếc tivi mỗi ngày, doanh thu tăng trưởng thêm 2% mỗi tháng, xây dựng thêm được 2 điểm phân phối mỗi năm… Mới nhìn, bạn có thể sẽ cho rằng cách làm này có vẻ quá thiên về “tiểu tiết”. Nhưng thực tế đã chứng minh đây là cách tốt nhất góp phần giúp bạn hoàn thành được mục tiêu của mình.

3. A – Achievable: Có thể thực hiện được

Nếu đặt ra mục tiêu quá xa vời, bạn vừa rất khó thực hiện vừa dễ chán nản khi thất bại. Do đó tốt nhất là bạn nên đặt ra mục tiêu vừa sức, phù hợp với tiềm lực và khả năng của mình. Ví dụ: bạn nên đặt ra mục tiêu đưa công ty của mình trở thành công ty nằm trong top 3 đơn vị bán lẻ hàng đầu trên địa bàn trong thời gian 2 năm nếu điều đó với khả năng và tiềm lực của bạn có thể thực hiện được.

Bạn đừng đưa ra mục tiêu kiểu như sẽ đánh bại Google trong thời gian 3 năm hay mua đứt Microsoft vào năm tới bởi vì điều đó rất khó thực hiện, ít nhất cũng là trong tương lai gần.

Bạn có thể có những ước mơ, hoài bão và khát vọng bởi vì nó chẳng mất gì của bạn và không làm tổn hại đến người khác nhưng mục tiêu là mục tiêu, nó càng nằm trong khả năng và tiềm lực của bạn bao nhiêu càng dễ thực hiện được bấy nhiêu.

4. R – Realistic: Thực tế

Mục tiêu mà bạn đặt ra phải thực tế, nằm trong lộ trình và phù hợp với mục tiêu chiến lược lâu dài của bạn. Ví dụ: bạn xây kho lạnh là để kinh doanh (hoặc cho người khác thuê để kinh doanh) các mặt hàng thực phẩm đông lạnh chứ không phải để chứa gỗ. Hay bạn cử nhân viên đi học nghiệp vụ marketing là để bố trí họ làm việc ở bộ phận bán hàng chứ không phải để làm ở bộ phận nhân sự.

Hãy nhớ rằng bạn sẽ thực hiện được mục tiêu nhanh hơn nếu những việc bạn làm là thực tế. Hãy chắc chắn rằng nếu như bạn vay thêm một khoản tiền không nhỏ để sắm ô tô là nhằm phục vụ công việc và sinh lợi (trực tiếp hoặc gián tiếp) chứ không phải chỉ để giải quyết khâu “oai”.

5. T – Time bound: Có thời hạn rõ ràng

Khi đưa ra mục tiêu, bạn đừng quên là nó phải có thời gian để thực hiện. Bạn phải có giới hạn rõ ràng rằng mục tiêu này được thực hiện trong bao lâu, một năm, một tháng hay một tuần… Đối với những mục tiêu lớn thì tốt nhất bạn nên chia ra làm nhiều giai đoạn để dễ thực hiện.

Bạn cần lưu ý rằng khi giới hạn thời gian cụ thể cho những mục tiêu, chúng ta sẽ dễ dàng hoàn thành nó hơn.

Sau cùng, khi đã xác định được mục tiêu theo nguyên tắc SMART, bạn hãy ghi rõ mục tiêu đó vào sổ tay hoặc phần mềm nhắc việc (tùy thói quen, sở thích và phương pháp làm việc) nhưng phải bảo đảm rằng bạn đọc được nó hàng ngày. Đây là cách làm hiệu quả để thúc đẩy bạn hành động nhằm hoàn thành mục tiêu đề ra. Tiếp theo, bạn hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu của mình. Với cách làm đó, bạn sẽ tính được trong một khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ bán được bao nhiêu hàng hóa, thực hiện được doanh thu và lợi nhuận bao nhiêu và thiết lập thêm được bao nhiêu điểm phân phối…

Phần đông người thành đạt và có địa vị cao thường thấy mình “nghèo” thời gian hơn người khác, những doanh nhân cũng ở trong tình thế tương tự và đương nhiên là bạn cũng vậy. Bạn sẽ phải đối mặt thường xuyên với sự bận bịu và quá tải của công việc. Tuy nhiên, về lâu dài thì tốt nhất là bạn nên phân công, ủy quyền công việc cho cộng sự/cấp dưới để họ thực hiện thay mình những việc có thể. Bởi vì thành công trong thương trường là khao khát cháy bỏng của mọi doanh nhân. Nhưng không vì thế mà bạn cứ vô tư “đánh cắp” thời gian quý báu của gia đình.

Sưu tầm